Sommaire
Sous la supervision de la Présidente de notre division FarMore, l'adjoint(e) aura comme principal mandat d'offrir un soutien administratif à sa supérieure immédiate.
L'adjoint(e) administratif (ive) est la plaque tournante de FarMore. Il ou elle doit s'assurer du bon fonctionnement de la division, de la coordination des activités et des suivis administratifs et comptables.
Il ou elle doit répondre aux diverses demandes des membres de l'équipe de distribution et de ses clients.
Cette personne doit être autonome, avoir un sens aigu de l'organisation, avoir de l'initiative et être perfectionniste
Principales fonctions
- Travail en étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique, organisation et coordination de ses activités.
- Ouverture et gestion de dossiers de la division FarMore du Groupe;
- Compléter, gérer et faire le suivi de contrats, conventions et autres documents légaux;
- Préparation de rapports à la direction, classement, tenue de divers registres et archivage;
- Rédaction et révision de correspondance, notes de service et divers documents légaux ou autres;
- Rédaction des projets de lettre, mise en page des documents, révision des textes et suivi pour signature;
- Coordination de la mise à jour du site Internet de FarMore;
- Coordination des fiches publicitaires des produits;
- Travail général de bureau : télécopies, envois postaux, photocopies et mise à jour des bases de données.
- Commandes diverses (matériel pour les clients ou fournitures de bureau);
- Envoi du matériel (commande pour les clients ou articles promotionnels);
- Entrée de données (bases de données diverses);
- Effectuer le suivi avec le département de comptabilité au niveau de la facturation, de l'envoi et du suivi des encaissements;
- Effectuer le suivi avec le département de comptabilité au niveau de la gestion des paiements reçus et des comptes à recevoir;
- Rapports mensuels (rapports de dépenses, réquisitions de chèques);
- Mise à jour de rapports divers (rapports des ventes et contrats signés, etc.);
- Demandes et rapports divers auprès de la comptabilité;
- Classement des dossiers et de la correspondance;
- Classement et organisation du bureau;
- Classement, organisation et tenue de l'inventaire des différentes voutes;
- Organisation des voyages et séjours des membres de l'équipe.
Exigences
- Formation en secrétariat;
- Expérience dans le domaine professionnel;
- Posséder au minimum cinq années d'expérience pertinente;
- Avoir une excellente maîtrise du français et de l'anglais;
- Excellente maîtrise des logiciels de la suite Office et de FileMaker.
Les compÉtences recherchées
- Rigueur, autonomie, grand sens de l'organisation, fiabilité;
- Capacité à travailler en équipe;
- Personne minutieuse, motivée, ponctuelle et positive;
- Capacité à apprendre rapidement et à gérer plusieurs demandes à la fois;
- Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéances serrées;
- Capacité à évoluer dans un environnement qui change rapidement et à rester calme malgré la pression;
- Sens aigu de la confidentialité.
Conditions d'emploi et environnement de travail
- Temps plein;
- Salaire concurrentiel et selon l'expérience;
- Assurance collective;
- Stationnement gratuit;
- Environnement de travail stimulant;
- Etc.
Lieu de travail
Le poste à combler est situé à notre bureau de Montréal, soit au 1600, avenue De Lorimier.
Pour postuler
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae à l'adresse suivante avant le 6 janvier 2012 :
jerome.dechene@quebecomm.com
Coordonnateur des ressources humaines
Pour plus d'informations sur l'entreprise, veuillez consulter les adresses suivantes:
www.quebecomm.com et www.farmoredistribution.com
Nous vous remercions à l'avance de votre candidature. Seules les personnes qualifiées et retenues pour une entrevue seront contactées.
